Quando si parla di implementare un PIM, è facile immaginare soprattutto un progetto tecnico: importare il catalogo, collegare l’ERP, configurare l’ecommerce e iniziare a lavorare.
In realtà, implementare un PIM significa mettere d’accordo dati, strumenti, persone e processi.
Bisogna capire da dove arrivano le informazioni, chi ne è responsabile, come sono strutturati i prodotti, quali controlli servono e dove quei dati devono arrivare.
Per questo una buona implementazione non parte dal software. Parte da come l’azienda lavora oggi e da cosa vuole migliorare.
1. Definire obiettivi, priorità e perimetro
Prima di parlare di connettori o importazioni, bisogna capire perché stiamo introducendo un PIM.
Il problema può essere diverso: dati sparsi tra file e sistemi, troppo lavoro manuale, tempi lunghi per pubblicare nuovi prodotti, difficoltà con lingue e mercati o errori che ricompaiono nei diversi canali.
In questa fase si decide anche da dove partire. Non è obbligatorio coinvolgere subito tutto il catalogo, tutti i brand e tutti i mercati. Spesso è più utile identificare un primo perimetro chiaro e abbastanza rappresentativo della complessità reale.
Cosa ottieni: obiettivi condivisi, priorità chiare e criteri per valutare la prima fase.
2. Disegnare il percorso dei dati
Il passo successivo è capire dove vivono oggi le informazioni prodotto.
ERP, ecommerce, marketplace, WMS, eventuali DAM, database interni, Excel, cartelle condivise: nel lavoro reale il dato raramente parte da un solo posto.
La domanda importante non è soltanto “cosa colleghiamo al PIM?”, ma quale sistema deve essere responsabile di ogni informazione.
Per esempio, codici e dati gestionali possono continuare ad arrivare dall’ERP, mentre descrizioni, traduzioni e contenuti marketing vengono gestiti nel PIM.
Cosa ottieni: una mappa dei flussi e delle responsabilità prima di costruire le integrazioni.
3. Costruire il modello dati dell’azienda
Un PIM deve rappresentare il modo in cui i tuoi prodotti funzionano davvero: famiglie, attributi, varianti, bundle, compatibilità, relazioni, lingue, unità di misura, documenti e contenuti specifici per mercato.
Per farlo si parte normalmente dal catalogo esistente e da prodotti rappresentativi, compresi i casi meno semplici.
L’obiettivo non è copiare nel PIM la struttura del sistema precedente. È capire quale struttura rende davvero più semplice gestire il catalogo e validarla insieme a chi quei prodotti li conosce ogni giorno.
Cosa ottieni: un modello dati condiviso, capace di rappresentare anche i casi particolari.
4. Definire chi fa cosa
Un catalogo non viene gestito da un software. Viene gestito da persone.
L’ufficio prodotto può occuparsi dei dati tecnici, il marketing delle descrizioni e delle immagini, un traduttore delle lingue e un responsabile della verifica finale.
L’implementazione deve quindi chiarire chi può creare, modificare, controllare e approvare le diverse informazioni, insieme a permessi, campi obbligatori e workflow.
Soprattutto, deve diventare chiaro quando un prodotto può essere considerato pronto.
Cosa ottieni: responsabilità chiare e meno rincorse tra reparti.
5. Importare, riordinare e validare i dati esistenti
A questo punto bisogna portare nel nuovo modello ciò che esiste già.
Significa leggere le informazioni dalle sorgenti concordate, ricondurle alla nuova struttura e importare anche immagini, documenti e relazioni quando necessario.
È spesso qui che emergono problemi rimasti nascosti: duplicati, valori scritti in modi diversi, campi mancanti, categorie incoerenti o informazioni di cui non è chiaro il sistema responsabile.
Alcune anomalie possono essere normalizzate automaticamente, altre richiedono una decisione.
Cosa ottieni: dati utilizzabili nel modello condiviso e una visione chiara di ciò che resta da sistemare.
6. Attivare e collaudare i collegamenti
Ora i flussi verso gli altri sistemi possono essere verificati sul serio.
Si configurano mapping e connettori e si controlla cosa succede quando un prodotto viene creato, modificato o completato.
Non basta verificare il caso ideale. Bisogna provare anche cosa succede se manca un dato, se una variante cambia, se una traduzione non è pronta o se un’informazione viene corretta dopo la pubblicazione.
La verifica più utile è seguire alcuni prodotti dall’ingresso del dato fino alla destinazione finale.
Cosa ottieni: flussi testati e validati prima dell’uso quotidiano.
7. Formare le persone e costruire autonomia
La formazione non dovrebbe essere una demo generale del software fatta alla fine del progetto.
Ogni persona deve capire soprattutto come svolgere il proprio lavoro nel nuovo flusso.
Chi usa il PIM ogni giorno deve saper cercare, modificare e completare i prodotti. Gli utenti specialistici possono avere bisogno di funzioni specifiche. Chi gestirà il PIM internamente deve conoscere modello dati, configurazioni e controlli di propria competenza.
Lavorare direttamente sui dati reali rende questa fase molto più utile di una formazione astratta.
Cosa ottieni: persone autonome e referenti interni capaci di governare il sistema.
8. Andare in produzione e accompagnare l’avvio
Il go-live non è semplicemente il giorno in cui si accende un interruttore.
Bisogna allineare le modifiche avvenute durante il progetto, attivare i flussi definitivi e chiarire da quale momento il PIM entra nel processo operativo.
Nei primi giorni emergono inevitabilmente casi che in test non erano comparsi. Per questo è importante osservare le prime pubblicazioni, affiancare chi usa il sistema e sistemare rapidamente gli ultimi punti.
Cosa ottieni: un passaggio controllato dal progetto all’uso quotidiano.
E se voglio partire più piccolo?
Un progetto pilota può essere un buon modo per iniziare.
L’importante è non scegliere soltanto i prodotti più semplici. Il pilota deve contenere pochi casi, ma abbastanza rappresentativi da mettere alla prova modello, flussi ed esigenze principali.
Una prova dimostrativa e un pilota operativo non sono la stessa cosa: il secondo deve avvicinarsi abbastanza al lavoro reale da produrre indicazioni utili per il progetto completo.
Anche i partner esterni fanno parte del progetto
Agenzie ecommerce, consulenti ERP, system integrator e altri fornitori spesso gestiscono pezzi importanti dell’ecosistema.
Coinvolgerli nei passaggi che li riguardano permette di chiarire responsabilità, dipendenze e test, senza trasformare il cliente nel tramite tecnico tra più soggetti.
Quindi, quanto è “tecnica” l’implementazione di un PIM?
Naturalmente c’è una parte tecnica.
Ma collegare sistemi e importare dati è soltanto una parte del lavoro.
Una buona implementazione deve fare in modo che il PIM rappresenti correttamente i prodotti, riceva informazioni affidabili, le faccia lavorare nelle mani delle persone giuste e le distribuisca dove servono.
In altre parole, non si tratta semplicemente di mettere online un nuovo software. Si tratta di costruire un modo più ordinato di gestire il dato prodotto ogni giorno.