Il punto non è dove vendi. È quanto è complesso il tuo catalogo
Per alcune aziende, un file Excel ben organizzato può essere più che sufficiente. Per altre, anche senza vendere un solo prodotto online, gestire il catalogo senza un PIM significa rincorrere file, aggiornamenti, traduzioni, schede tecniche e informazioni distribuite tra persone e sistemi diversi.
Se hai pochi prodotti, poche informazioni da gestire, una sola lingua e una persona che si occupa del catalogo, probabilmente non hai bisogno di introdurre un PIM.
Excel, il gestionale o gli strumenti che utilizzi già possono funzionare benissimo.
Le cose cambiano quando aumenta la complessità.
Non significa necessariamente avere centinaia di migliaia di SKU. Anche un catalogo relativamente contenuto può diventare difficile da governare se ogni prodotto ha molte caratteristiche tecniche, varianti, certificazioni, compatibilità, immagini, manuali o informazioni specifiche per mercati diversi.
A quel punto il problema non è più semplicemente conservare i dati.
È capire quale informazione è corretta, cosa manca, chi può modificarla e dove deve arrivare.
Ed è qui che un PIM inizia ad avere senso.
“Ma noi non abbiamo un ecommerce”
È una delle obiezioni più comuni.
Spesso PIM ed ecommerce vengono associati perché un ecommerce ha bisogno di ricevere continuamente dati prodotto aggiornati: titoli, descrizioni, immagini, attributi, varianti, categorie e molto altro.
Ma l’ecommerce è soltanto uno dei possibili canali in cui queste informazioni vengono utilizzate.
Se produci e vendi prodotti, probabilmente hai già molti altri punti in cui il dato prodotto deve arrivare.
Un distributore può chiederti un file con determinate caratteristiche e un altro può aver bisogno di una struttura completamente diversa.
Il tuo sito istituzionale può avere un catalogo prodotti anche senza carrello e checkout.
Uno studio grafico può aver bisogno di testi, immagini e dati tecnici per preparare il catalogo annuale.
La rete commerciale deve poter trovare rapidamente caratteristiche, compatibilità e documentazione necessarie per rispondere a un cliente.
Il customer care e l’after sales possono avere bisogno di manuali, ricambi compatibili, certificazioni e specifiche tecniche.
E i tuoi rivenditori possono utilizzare API o altri flussi di dati per alimentare direttamente i loro sistemi.
In tutti questi casi non stai necessariamente facendo ecommerce.
Stai però distribuendo informazioni prodotto.
E quelle informazioni devono essere corrette, complete e aggiornate.
Il problema spesso inizia dentro l’azienda
C’è poi un altro aspetto importante.
Il valore di un PIM non dipende soltanto da quanti canali esterni devi alimentare.
Dipende anche da come vengono gestite le informazioni prima di arrivare a quei canali.
Un segnale piuttosto comune è la moltiplicazione dei file.
C’è il catalogo master. Poi l’Excel del marketing. Quello con le traduzioni. L’export preparato per un cliente. La nuova scheda tecnica. La cartella con le immagini aggiornate. Il file che utilizza il commerciale e quello che l’agenzia ha ricevuto tre settimane fa.
Singolarmente possono essere tutti strumenti perfettamente sensati.
Il problema nasce quando nessuno sa più con certezza quale sia la versione corretta.
Un PIM permette di creare una fonte di riferimento per le informazioni prodotto: un luogo in cui struttura, attributi, descrizioni, traduzioni, classificazioni e contenuti possono essere gestiti in modo coerente.
Non significa necessariamente che tutto debba nascere nel PIM.
Alcuni dati possono continuare ad arrivare dall’ERP, altri da sistemi interni, altri ancora possono essere inseriti dal marketing o dall’ufficio prodotto.
Il PIM serve a mettere ordine nel flusso, stabilire responsabilità e distribuire poi le informazioni dove servono.
Più prodotti significa anche più controlli
C’è una differenza importante tra conservare informazioni in un foglio di calcolo e gestire davvero la qualità di un catalogo.
Un file può contenere un campo vuoto.
Ma difficilmente ti dirà che, per quella particolare famiglia di prodotti destinata al mercato tedesco, manca una certificazione obbligatoria, non è stata completata la traduzione o non è disponibile l’immagine richiesta.
Un PIM può invece aiutarti a definire quali informazioni devono essere presenti e a controllarne la completezza prima che il prodotto venga distribuito.
Lo stesso vale per workflow e approvazioni.
Un dato tecnico inserito dall’ufficio prodotto può dover essere verificato prima che il marketing lo utilizzi. Una nuova descrizione può essere ancora in bozza. Una traduzione può essere completa in italiano e inglese, ma non ancora pronta in francese.
Quando il catalogo cresce, questi controlli diventano sempre più difficili da affidare alla memoria delle persone.
Un esempio: nessun ecommerce, molta complessità
Immagina un produttore industriale.
Ha 5.000 SKU, vende esclusivamente attraverso distributori e non possiede un ecommerce.
Gestisce però otto lingue, quindici cataloghi, trenta distributori e centinaia di schede tecniche.
Ogni prodotto può avere dimensioni, materiali, certificazioni, compatibilità, ricambi, manuali e documentazione specifica.
Alcuni distributori vogliono ricevere file CSV, altri XML o JSON. Il sito aziendale deve mostrare dati aggiornati. La rete commerciale deve recuperare informazioni rapidamente. Il customer care deve trovare manuali e compatibilità anche anni dopo la vendita.
Questa azienda potrebbe avere molto più bisogno di un PIM rispetto a un piccolo ecommerce con cento prodotti semplici e poche modifiche durante l’anno.
È per questo che partire dalla domanda “abbiamo un ecommerce?” rischia di portare fuori strada.
Quando probabilmente un PIM non serve
Un PIM non è automaticamente la soluzione giusta per chiunque abbia un catalogo prodotti.
Se hai pochi prodotti, poche variazioni, una sola lingua, poche persone coinvolte e un numero limitato di informazioni da mantenere aggiornate, introdurre una nuova piattaforma può aggiungere complessità invece di eliminarla.
In quel caso Excel o l’ERP possono essere più che sufficienti.
Il momento di iniziare a pensare a un PIM arriva quando gli strumenti attuali iniziano a mostrare i loro limiti.
Un modo semplice per capirlo è farsi quattro domande:
- Quanto è complesso il nostro catalogo? Non solo per numero di prodotti, ma per varianti, attributi, documentazione e relazioni tra prodotti.
- Quante persone lavorano sulle informazioni prodotto? E quanto tempo passano a scambiarsi file o verificare quale versione sia corretta?
- Quanti sistemi, clienti, distributori, mercati o canali devono ricevere questi dati?
- Quanto lavoro richiede oggi mantenere tutto coerente e aggiornato?
Se le risposte iniziano a diventare difficili, probabilmente il problema non è più il singolo file Excel.
È la struttura con cui stai gestendo l’informazione prodotto.
Quindi: serve un PIM senza ecommerce?
Può servire eccome.
L’ecommerce è uno dei motivi più frequenti per introdurre un PIM, ma non è un prerequisito.
Il vero punto di svolta arriva quando la complessità del catalogo, delle persone coinvolte e dei luoghi in cui le informazioni devono essere utilizzate rende sempre meno conveniente gestire tutto manualmente.
Un PIM serve proprio a questo: creare una base affidabile per le informazioni prodotto, controllarne qualità e completezza e farle arrivare dove servono.
Che la destinazione sia un ecommerce, un distributore, un catalogo PDF, un sito istituzionale, la rete commerciale o il customer care cambia relativamente poco.
Il problema da risolvere rimane lo stesso: avere il dato giusto, aggiornato, nel posto giusto.
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